Handmatig facturen aanmaken

Voor de niet-standaard situaties: een eenmalige dienst, maatwerk met een combinatie van producten, of een klant die buiten de gebruikelijke flow betaalt, kun je handmatige een factuur aanmaken.

Facturen maak je handmatig aan voor een bestaande of nieuwe klant. Na aanmaken kun je deze versturen per email. In die email zit ook een link om de factuur direct en eenvoudig online te betalen.

Elke factuur kent een factuurdatum en optioneel een vervaldatum.

Notities zijn alleen voor intern gebruik en zijn niet zichtbaar voor de klant.

Afnemer

Kies of de factuur voor een bestaande klant is (zoek en selecteer in de lijst) of voor een nieuwe klant. Bij een nieuwe klant vul je voornaam, achternaam en e-mail in; telefoon is optioneel.

Factuurgegevens

Factuurgegevens van de klant: factuur-e-mail, adres, land, eventueel bedrijfsnaam en BTW-nummer.

Voor bestaande klanten worden factuurgegevens waar mogelijk vooraf ingevuld vanuit hun profiel.

Factuurregels

Een factuur heeft minstens één regel. Je kunt drie soorten toevoegen:

  • Product: een eenmalig product/prijs uit je catalogus

  • Credits: sessiecredits (alleen voor klanten met een cliëntprofiel)

  • Vrije regel: vrije omschrijving en bedrag

Per regel stel je omschrijving, aantal, tarief excl. BTW, BTW-percentage en eventuele korting in.

Totalen

Onderaan zie je het subtotaal excl. BTW, de totale korting, de BTW en het eindtotaal incl. BTW. Deze totalen worden automatisch berekend op basis van de regels.

Factuur opslaan & afronden

Bij het aanmaken (of later bewerken) heb je drie manieren om door te gaan:

Actie

Wanneer gebruiken

Concept opslaan

Je wilt de factuur bewaren zonder nog te innen of te versturen. Factuur krijg nog geen factuurnummer.

Opslaan & Betaald

De klant heeft al buiten Gainz om betaald (contant, overschrijving etc.). Je markeert de factuur als betaald en kiest de betaaldatum.

Opslaan & E-mail

De klant moet nog betalen; je stuurt een betaallink per e-mail

Facturen met bedrag €0 kun je niet per e-mail versturen; markeer die als betaald.

Concept verwijderen & factuur annuleren

Een concept dat je niet meer nodig hebt, verwijder je volledig. Een al uitgegeven factuur die niet meer geldig is, annuleer je (void) via het menu — zo blijft de administratie kloppen zonder dat de factuur nog open of betaalbaar blijft.