Cliënt uitnodigen

Je voegt cliënten toe door een uitnodiging te versturen. De cliënt ontvangt een e-mail met een link om een Gainz-account aan te maken en coaching van jou te accepteren.

Hoe nodig je een cliënt uit?

1. Ga naar Cliënten in het hoofdmenu.

2. Klik op Cliënt Uitnodigen (rechtsboven).

3. Vul het uitnodigingsformulier in:

   • Voornaam (verplicht)

   • Achternaam (optioneel)

   • E-mail (verplicht) — de uitnodiging wordt hierheen gestuurd

   • Startdatum (optioneel) — wanneer coaching begint; laat leeg om te starten zodra de cliënt accepteert

   • Contactdag (optioneel) — voorkeursdag voor wekelijks contact

   • Check-informulier & frequentie (optioneel) — wijs een terugkerend formulier toe en hoe vaak de cliënt het ontvangt

   • Abonnement (Pro/Gym-plannen) — koppel een aanbod zodat de cliënt bij aanmelding direct kan betalen en het abonnement kan activeren.

4. Klik op Uitnodiging versturen.

De cliënt verschijnt in je lijst met status In afwachting totdat hij of zij de uitnodiging accepteert en een account aanmaakt.

E-mail uitnodiging

De cliënt ontvangt een e-mail met een beveiligde link. Na het instellen van een wachtwoord en accepteren verandert de status van In afwachting naar Actief (of Gepland als de startdatum in de toekomst ligt).

Design en content van alle e-mails die worden verstuurd vanuit Gainz kun je eventueel hier aanpassen.

Wat de cliënt ervaart

1. E-mail met uitnodigingslink.

2. Account aanmaken of inloggen.

3. Met abonnement: doorverwijzing naar checkout om te betalen of een mandaat af te geven (als het abonnement een startdatum in de toekomst heeft).

4. Zonder abonnement: coaching start direct (status Actief).

Startdatum uitnodiging
De startdatum bepaalt wanneer coaching begint én wordt de abonnement startdatum bij acceptatie. Laat je de startdatum leeg, dan is de startdatum de datum wanner de cliënt de uitnodiging accepteert.

Als de startdatum in de toekomst ligt op het moment van betalen:

• De cliënt betaalt een kleine bedrag om het mandaat vast te leggen.

• De eerste volledige incasso volgt op de startdatum van coaching.

Wat als de cliënt ná de startdatum betaalt?

Dit geldt wanneer de startdatum van coaching al verstreken is en de cliënt pas daarna betaalt (trage acceptatie, vergeten link, enz.).

De cliënt betaalt dan meteen de volledige eerste termijn. En de eerste incasso is op de eerst volgende verlengingsdatum afgeleid van de coaching startdatum.

Voorbeeld: Startdatum 1 maart van een maandelijks coaching abonnement, cliënt accepteert en betaalt de volledige eerste termijn op 15 april. Volgende incasso op 1 mei en daarna maandelijks incasso’s.