Tabblad: Coaching

Coach wijzigen: Teamleden met de rol van eigenaar of admin kunnen de coach per cliënt wijzigen.

Check-in: kies het formulier voor het check-in moment, interval van de check-ins en de eventuele contactdag (als het check-in moment wekelijks is).

Coachingstatus

Status	Betekenis
Actief	Coaching loopt
Gepland	Coaching is ingesteld en start op een toekomstige datum
Inactief	Coaching is gepauzeerd of beëindigd
In afwachting	Uitnodiging verstuurd; cliënt heeft nog geen account aangemaakt, of het abonnement is nog niet geactiveerd

Coaching stoppen
Als je de coaching wilt beeindigen, heb je 2 opties als je klikt op de rode knop Coaching stoppen:

per direct beeindigen
een einddatum instellen, waarbij abonnement automatisch beëindigd aan het einde van de laatste facturatieperiode die die datum dekt. De cliënt wordt nooit midden in een coaching periode afgesloten.

Abonnement

Abonnementen vereisen een gekoppeld Mollie-account (klik hier voor meer informatie). Zonder Mollie kun je wel coachen, maar geen online abonnementen koppelen.

Bij het uitnodigen van een cliënt kun je een abonnement toevoegen.

Ook als je geen abonnement koppelt bij de uitnodiging kun je achteraf een abonnement koppelen aan een cliënt. Gainz regelt dan automatisch de betalingen via Mollie.

Je kiest een abonnement en prijs/interval (bijv. maandelijks)
Optioneel stel je een startdatum en abonnement startdatum in.
Bij het opslaan kun je er voor kiezen de betaallink direct te mailen. Als je deze niet direct wilt mailen, kun je na opslaan de betaallink ook kopieren en zelf versturen.

LET OP: Startdatum van het abonnement kan anders zijn dan de startdatum van de coaching. Handig voor situaties waarin je nog betalingen ontvangt via een ander systeem. Stel de startdatum van het abonnement dan in op de eerst volgende verlengingsdatum van je andere systeem, zodra je het abonnement in je andere systeem hebt stopgezet.

Wat als de cliënt ná de startdatum betaalt?

Dit geldt wanneer de startdatum van het abonnement verstreken is en de cliënt pas daarna betaalt.

De cliënt betaalt dan meteen de volledige eerste termijn. En de eerste incasso is op de eerstvolgende verlengingsdatum, afgeleid van de coaching startdatum.

Voorbeeld: Startdatum 1 maart van een maandelijks coaching abonnement, cliënt accepteert en betaalt de volledige eerste termijn op 15 april. Volgende incasso op 1 mei en daarna automatische maandelijkse incasso’s.

Abonnement statussen

De volgende soorten status kunnen verschijnen naast het gekoppelde abonnement

Status	Betekenis	Wat kun je doen?
Actief	Automatische incasso is actief	Plan wijzigen, wat dan ingaat bij de volgende verlenging. Gebruikt hetzelfde mandaat, geen nieuwe activatie betaling nodig.
Gepland	Mandaat is gegeven; eerste incasso staat gepland op de startdatum	Wachten tot startdatum; prijs kun je nog aanpassen voor de startdatum
In afwachting	Betaallink verstuurd; cliënt heeft Mollie-checkout nog niet afgerond	Betaallink kopiëren of e-mailen; eventueel handmatige betaling registreren
Geannuleerd	Abonnement niet meer actief	Nieuw abonnement koppelen als coaching nog loopt

Abonnement wijzigen of verwijderen

Afhankelijk van de status van de coaching en het abonnement kun je het gelinkte abonnement wijzigen:

Vóór coaching start: plan en interval kun je vrij aanpassen, welke direct wordt aangepast
In afwachting / gepland: abonnement wordt direct aangepast naar het nieuwe plan.
Actief abonnement: wijziging gaat in bij de eerstvolgende verlengdatum; het nieuwe bedrag wordt dan afgeschreven.
Plan verwijderen: abonnement wordt geannuleerd; coaching kan doorgaan zonder betalingsplan.
Handmatig geregistreerde betaling: Je kunt voor elke periode een betaling handmatig registreren of een betaallink delen om het abonnement alsnog te activeren. Zie hieronder.

Handmatige betaling

Betaalt een cliënt buiten Gainz om (bijv. bankoverschrijving)? Dit kun je registreren met de knop Handmatig betaald. Het abonnement wordt dan in Gainz geactiveerd zonder betaling van de cliënt.

Elke handmatige betaling kun je op diezelfde manier registreren, zodat je administratie klopt en je weet dat cliënten betaald hebben voor hun coaching periodes.

Er worden ook facturen aangemaakt bij elke handmatig geregistreerde betaling.

Wil je later alsnog via Gainz incasseren, stuur dan de online betaallink, na betaling is het abonnement via Gainz geactiveerd. De automatische incasso’s zijn dan gesynchroniseerd met de coaching periodes.